Per dvejus metus Vidaus reikalų ministerijoje (VRM) ir jai pavaldžiose įstaigose bus įdiegta dokumentų valdymo sistema „DocLogix“, leisianti visiškai atsisakyti  popierinės dokumentų formos. Ministro įsakymų paskelbimas, vidinis dokumentų derinimas, pavedimų kontrolė, fizinių ir juridinių asmenų prašymų, skundų ir pareiškimų registravimas ir nagrinėjimas – visi procesai vyks diegiamoje sistemoje. Dokumentai bus pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu, naudojant asmens tapatybės korteles arba valstybės tarnautojų pažymėjimus.

„Turint praktiškai neribojamas galimybes naudotis elektronine erdve, toliau dirbti su kalnais popierių yra tiesiog nepateisinama, – sako vidaus reikalų viceministras Stanislovas Liutkevičius. – Dokumentų valdymo sistema yra būtent tas dokumentų valdymo įrankis, kuriuo XXI amžiuje ir privalo naudotis įstaigos, ypač turinčios tūkstančius darbuotojų, kaip yra vidaus reikalų sistemoje“. S. Liutkevičiaus teigimu, perėjimas prie šios sistemos duos ne tik ekonominį efektą – tokiu būdu tvarkomi fizinių ir juridinių asmenų prašymai, skundai, pareiškimai bus nagrinėjami operatyviau, interesantai greičiau gaus jiems reikalingus atsakymus. Kartu bus išspręstas dokumentų archyvavimo klausimas – elektroninėms laikmenoms saugoti reikės daug mažiau resursų nei popierinėms byloms.

Įgyvendinus projektą, visi į ministeriją ar jai pavaldžią įstaigą ateinantys dokumentai bus perkeliami į sistemą: popierinės formos raštai bus skenuojami, atsiųsti elektroniniu paštu – tiesiog įkeliami. Tuomet joje bus suformuluojami vykdymo ar nagrinėjimo pavedimai. Už pavedimų vykdymą atsakingi darbuotojai elektroniniu paštu gaus informaciją apie naujas užduotis. Pasirašyti, kad su jais susipažino, ar dėti žymą apie atliktą užduotį bus galima tiesiog darbo vietoje – tokiu būdu sumažės darbuotojų laiko sąnaudos, dabar skiriamos parašų rinkimui, vaikštant po kabinetus. Oficialius dokumentus bus galima pasirašyti naudojantis kvalifikuotu e. parašu, tai taip pat gerokai optimizuos įstaigų susirašinėjimo procedūras. Pasak projekto rengėjų – Vadovybės apsaugos departamento prie VRM atstovų – įdiegta „DocLogix“ sistema  naudosis trys tūkstančiai vartotojų.

Naudojantis „DocLogix“, dokumentų projektai tarp sistemoje esančių institucijų vartotojų bus rengiami ir derinami paprasčiau ir greičiau. Projekto rengėjas galės matyti, kurioje derinimo stadijoje yra ir kuris vartotojas  rengia projektą - tokiu būdu galima bus išvengti ilgų oficialių raštų siuntimo procedūrų.

„Šiandien yra didelis poreikis tobulinti įstaigų veiklą, todėl mūsų specialistų patirtis leido paruošti valstybės institucijų poreikius apibendrinančią bei teisinius reikalavimus atitinkančią sistemą „DocLogix“. Dabar sudaryta reali galimybė saugiai perkelti savo darbo procesus į elektroninę terpę ir efektyviai pertvarkyti dokumentų valdymą,“ – sakė projektą įgyvendinančios bendrovės „Alna Business Solutions“ vykdantysis direktorius Marius Juknevičius.

Šios sistemos diegimui reikiamos lėšos – 3 mln. litų – skirtos iš Europos Sąjungos struktūrinių fondų. Projektas finansuojamas pagal Lietuvos 2007-2013 metų laikotarpio Žmogiškųjų išteklių plėtros veiksmų programos 4 prioriteto „Administracinių gebėjimų stiprinimas ir viešojo administravimo efektyvumo didinimas“ priemonę „Viešojo administravimo subjektų sistemos tobulinimas“.