Žurnalas "Apskaitos ir mokesčių apžvalga", www.paciolis.lt

Daliai Lietuvos Respublikos įstaigų, įmonių, organizacijų teisiškai nustatyta pareiga perduoti savo veiklos dokumentus toliau saugoti į valstybės archyvus. Taip pat tokia prievolė nustatyta ir visoms be išimties likviduojamoms įmonėms, įstaigoms, organizacijoms. Šiame straipsnyje apie likviduojamas įmones nekalbėsime, o išsamiau aptarsime, kurios įstaigos ir kokius dokumentus nuolat privalo perduoti į valstybės archyvus. Išsiaiškinsime dokumentų perdavimo tvarką, terminus, atsakomybę.

Įstaigų dokumentų tvarkymą ir perdavimą teisiškai reglamentuoja Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklės, Archyvų departamento direktoriaus įsakymas „Dėl valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašo patvirtinimo“ ir kiti teisės aktai.

Kurios įstaigos privalo perduoti dokumentus į valstybės archyvus

Į valstybės archyvus dokumentus privalo perduoti įstaigos, įrašytos į Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamą Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą. Minėtas sąrašas nuolat keičiamas ir į jį gali būti įtraukiama vis naujų įstaigų. Taip pat nustatyta, į kokius archyvus šios įstaigos privalo perduoti dokumentus.

Dokumentus toliau saugoti iš įstaigų priima šie archyvai:

Lietuvos valstybės naujasis archyvas;

Lietuvos literatūros ir meno archyvas;

Alytaus apskrities archyvas;

Kauno apskrities archyvas;

Klaipėdos apskrities archyvas;

Marijampolės apskrities archyvas;

Panevėžio apskrities archyvas;

Šiaulių apskrities archyvas;

Tauragės apskrities archyvas;

Telšių apskrities archyvas;

Utenos apskrities archyvas;

Vilniaus apskrities archyvas.

Šiuo metu Lietuvos archyvų sistema yra pertvarkoma. Nuo 2011 m. sausio mėn. įsigaliojus Dokumentų ir archyvų įstatymo pakeitimams nebeliks Archyvų departamento ir greičiausiai bus kitaip pavadinti apskričių archyvai. Tačiau šiuo metu, nors ir nebėra apskričių administracijų, regioninių archyvų pavadinimuose vis dar yra  žodis „apskrities“.

Šiuo metu iš viso į sąrašą įtraukta apie tūkstantį įstaigų. Vien į Vilniaus apskrities archyvą dokumentus perduoti privalo per 120 įstaigų.

Įstaigos, neįtrauktos į Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą, taip pat gali perduoti dokumentus valstybės archyvams, tik tam reikia Lietuvos archyvų departamento sprendimo.

Išrašas

VALSTYBĖS IR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJŲ, ĮSTAIGŲ IR ĮMONIŲ, PERDUODANČIŲ

DOKUMENTUS VALSTYBĖS ARCHYVAMS, SĄRAŠAS

Institucijos, įstaigos ir įmonės, perduodančios nuolatinio saugojimo veiklos dokumentus Lietuvos valstybės naujajam archyvui

1. Valdžios institucijos

1.1. Lietuvos Respublikos Seimas

1.2. Lietuvos Respublikos Prezidentas

1.3. Lietuvos Respublikos Vyriausybė

2. Teismai

2.1. Lietuvos apeliacinis teismas

2.2. Lietuvos Aukščiausiasis Teismas

2.3. Lietuvos Respublikos Konstitucinis Teismas

2.4. Lietuvos vyriausiasis administracinis teismas

3. Ministerijos

3.1. Lietuvos Respublikos aplinkos ministerija

3.2. Lietuvos Respublikos finansų ministerija

4. Lietuvos Respublikos Seimo, Prezidento įsteigtos ir jiems atskaitingos institucijos, įstaigos

4.1. Etninės kultūros globos taryba

4.2. Lietuvos bankas

4.3. Lietuvos gyventojų genocido ir rezistencijos tyrimo centras

4.4. Lietuvos mokslo taryba

4.5. Lietuvos Respublikos generalinė prokuratūra

4.6. Lietuvos Respublikos konkurencijos taryba

Įstaigos ir įmonės, perduodančios nuolatinio saugojimo veiklos dokumentus Vilniaus

apskrities archyvui

56. Teismai

56.1. Vilniaus apygardos administracinis teismas

56.2. Vilniaus apygardos teismas

56.3. Šalčininkų rajono apylinkės teismas

56.4. Širvintų rajono apylinkės teismas

58. Savivaldybių institucijos ir įstaigos

58.1. Elektrėnų savivaldybės institucijos ir administracija

58.2. Šalčininkų rajono savivaldybės institucijos ir administracija

58.3. Širvintų rajono savivaldybės institucijos ir administracija

58.4. Švenčionių rajono savivaldybės institucijos ir administracija

58.23. Vilniaus Salomėjos Nėries gimnazija

58.24. Vilniaus Šilo specialioji mokykla

58.25. Vilniaus Šolom Aleichemo vidurinė mokykla

58.26. Vilniaus Žirmūnų gimnazija

58.27. Vilniaus Žvėryno gimnazija

59. Valstybės įmonės

59.1. Valstybės įmonė Nemenčinės miškų urėdija

59.2. Valstybės įmonė Šalčininkų miškų urėdija

60. Viešosios įstaigos

60.1. Švenčionių rajono ligoninė

60.2. Viešoji įstaiga Mykolo Marcinkevičiaus ligoninė

60.3. Viešoji įstaiga Respublikinė tuberkuliozės ir infekcinių ligų universitetinė ligoninė

Kokie dokumentai perduodami

Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos, įmonės privalo perduoti tik nuolatinio saugojimo veiklos dokumentus, tarp jų ir tuos, prie kurių prieinama tik specialiosios įrangos priemonėmis (vaizdo ir garso dokumentus).

Priminsime, kad 2009-ųjų pabaigoje buvo pakeista dokumentų klasifikacija pagal saugojimo terminus:

Su dokumentais gali būti perduodamos turimos jų atsarginės kopijos ir informacijos paieškos priemonės. Elektroninių dokumentų perduoti neprivaloma.

Dokumentų perdavimo terminai

Dokumentų perdavimo į valstybės archyvus terminus nustato Dokumentų ir archyvų įstatymas. Nuolatinio saugojimo dokumentus įstaigos gali saugoti savo archyvuose iki 20 metų nuo dokumentų įtraukimo į apskaitą. Per šį laikotarpį įstaigos turi perduoti saugoti šiuos dokumentus į valstybės archyvus. Lietuvos archyvų departamentas gali pratęsti nuolatinio saugojimo dokumentų saugojimo valstybės ar savivaldybės institucijoje, įstaigoje ar įmonėje laiką, kai yra pagrįstų motyvų, tačiau ne ilgiau kaip iki 40 metų.

Dokumentai, prie kurių prieinama tik specialiosios įrangos priemonėmis (vaizdo ir garso dokumentai), perduodami per 10 metų nuo jų sukūrimo.

Dokumentų perdavimo tvarka

Įstaigų perduodami dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitos dokumentus – apyrašus – pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus. Fiziškai pažeisti dokumentai turi būti kvalifikuotai pataisyti ar restauruoti.

Kartu su dokumentais perduodami apyrašai, įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, nerastų dokumentų, jei tokių yra, aktas.

Dokumentų bylos perduodamos jų formatą atitinkančiose ir specialiai tam pritaikytose dėžutėse. Dokumentai, kurie dėl formato ar saugojimo ypatybių yra sudėti į specialius aplankus, perduodami kartu su šiais aplankais. Vaizdo ir garso dokumentai perduodami jų laikmenoms pritaikytose dėžutėse.

Ant aplankų ir dėžučių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys.

Dokumentus perduodančios įstaigos pareigos

Dokumentus perduodanti įstaiga turi:

Valstybės archyvo pareigos

Valstybės archyvas priimdamas dokumentus turi patikrinti jų kiekį, fizinę būklę, perdavimo akte ir apyrašuose nurodytų duomenų faktinį atitikimą. Tikrinimo rezultatai ir išvados pateikiami pažymoje. Valstybės archyvas priimamus dokumentus turi patikrinti per vieną mėnesį nuo jų gavimo.

Jei tikrinant nustatoma priimamų dokumentų tvarkymo, aprašymo, apskaitos neatitikimų ar kitų trūkumų, valstybės archyvas apie tai raštu informuoja dokumentus perduodančią įstaigą; ji turi pašalinti nurodytus trūkumus per vieną mėnesį nuo rašto gavimo dienos.

Dokumentų perdavimo aktas

Įstaigos dokumentų perdavimas į valstybės archyvą įforminamas aktu (priedas), jis surašomas dviem egzemplioriais. Dokumentų perdavimo aktas tvirtinamas ir registruojamas po to, kai jį pasirašo įgalioti darbuotojai. Įstaigos darbuotojas, įgaliotas perduoti dokumentus, ir valstybės archyvo darbuotojas, įgaliotas priimti dokumentus, parašais patvirtina į valstybės archyvą pristatytų perduodamų dokumentų kiekį ir pasirašo dokumentų perdavimo aktą.

Atsakomybė už dokumentų perdavimą

Perduodamų dokumentų saugų gabenimą į valstybės archyvą užtikrina įstaiga, kuri perduoda dokumentus. Už dokumentų perdavimą į valstybės archyvą atsako dokumentus perduodančios įstaigos vadovas ar kitas teisės norminių aktų įgaliotas asmuo.

(Dokumentų perdavimo akto forma)

Vadovaudamiesi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ________ straipsniu,

_________________________________________________________________________ perdavė,

(dokumentus perduodančios įstaigos pavadinimas ir jai atstovaujantis asmuo)

o ____________________________________________________________________________________ priėmė                                       (valstybės archyvo pavadinimas ir jam atstovaujantis asmuo)

__________________________________________________________________________________________ metų

(dokumentus sudariusios įstaigos pavadinimas)                                          (laikotarpis, kurio dokumentai perduodami)

veiklos nuolatinio saugojimo dokumentus:

1. Apskaitos vienetai pagal apyrašus:

2. Apyrašai:

Nr.__ (nuo ______ iki ____ apsk. vnt.), ___lap.

Nr.__ (nuo ______ iki ____ apsk. vnt.), ___lap.

Nr.__ (nuo ______ iki ____ apsk. vnt.), ___lap.

Nr.__ (nuo ______ iki ____ apsk. vnt.), ___lap.

Nr.__ (nuo ______ iki ____ apsk. vnt.), ___lap.

(dokumentų perdavimo akto formos tęsinys)

3. Įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, _____ lap.

4**. _____________________________________________________________________ .

Iš viso perduota ir valstybės archyve gauta:

1. Apskaitos vienetų _______________;

(kiekis)

2. Šio akto 2, 3, ______ punktuose nurodyti dokumentai ir _________________________.

_____________________________                                      _____________________________

(valstybės archyvo įgalioto darbuotojo                                                                  (įstaigos įgalioto darbuotojo

pareigų pavadinimas)                                                                                              pareigų pavadinimas)

________________________                                                                                _________________________

(parašas)                                                                                                                 (parašas)

________________________                                                                                _________________________

(vardas ir pavardė)                                                                                                  (vardas ir pavardė)

________________________                                                                                _________________________

(data)                                                                                                                       (data)

Dokumentus perdavė

(dokumentus perduodančios įstaigos įgalioto                                         (parašas)                                         (vardas ir pavardė)

darbuotojo pareigų pavadinimas)

Dokumentus priėmė

(valstybės archyvo įgalioto darbuotojo                                                   (parašas)                                       (vardas ir pavardė)

pareigų pavadinimas)

Pastabos:

* Nurodomi laikinai įstaigai naudoti paliktų apskaitos vienetų, taip pat į apyrašus įrašytų, bet faktiškai nerastų apskaitos vienetų numeriai, tai pažymint pastabų skiltyje.

** Nurodomi nerastų dokumentų aktai, informacijos paieškos priemonės, atsarginės dokumentų kopijos ir kita, jei tai perduodama kartu su dokumentais.

Rasa Grigonienė