ŽURNALAS "APSKAITOS IR MOKESČIŲ APŽVALGA", www.paciolis.lt

Kiekvienoje įmonėje vadybos tikslais naudojama vienokia ar kitokia vadovų informavimo apie nustatytų užduočių vykdymą sistema. Ją galima vadinti įmonės vidinių ataskaitų sistema. Kiekvienoje įmonėje ji yra savita, nes priklauso nuo vykdomos veiklos pobūdžio, įmonės dydžio, jos vadybos organizacinės struktūros bei vadybos personalo keliamų specifinių reikalavimų informacijai. Tačiau vis tiek galima išskirti kai kuriuos bendrus dalykus, į kuriuos atsižvelgiant turi būti sudaromos vidinės ataskaitos įmonės vadybos personalui.

Įmonės vidinių ataskaitų sistema įmonėje turi būti kuriama taip, kad patenkintų įmonės bei jos padalinių vadovų, projektų vadovų, taip pat ir kitų vadybininkų, atsakingų už tam tikrų veiklos sprendimų priėmimą, informacinius poreikius. Kadangi atitinkami vadybos sprendimai priimami pačiuose įvairiausiuose vadybos lygmenyse – nuo aukščiausiojo iki žemiausiojo, tai ir visiems lygmenims atstovaujantys įmonės vadybos darbuotojai turi gauti atitinkamą jiems reikalingą informaciją apie tą įmonės veiklos barą, už kurį jie atsako. Reikalavimai, keliami įmonės išorinėms finansinėms ataskaitoms ir nustatyti verslo apskaitos standartuose, savaime suprantama, vidinėms ataskaitoms netaikomi.

Prieš rengiant įmonės vidinių ataskaitų sistemą, būtina labai gerai žinoti, ko siekiama, kitaip sakant, kokią informaciją būtina pateikti vidinėse ataskaitose, kad būtų patenkinti įmonės vadybos poreikiai. Šiuo atveju svarbu suprasti, kad daugeliui žmonių kiekvienas papildomas dokumentas suteikia saugumo, nors jame ir nėra jokios svarbios ar naujos (iki tol nežinotos) informacija. Jeigu koks nors įvykis tampa svarbus tik tuomet, kai jis kokiu nors būdu dokumentuojamas, tai rodo biurokratinį požiūrį. Todėl reikia stebėti, kad, pavyzdžiui, visai nedidelėje įmonėje, kur ir taip visa veikla matyti kaip ant delno, nebūtų sukurtas grandiozinis vidinių ataskaitų rengimo mechanizmas, kuris tokiai įmonei ne tik neduos jokios naudos, bet ir padarys didžiulę žalą. Dažniausiai šioje srityje įmonės susiduria su problema, kai įvairiausių vadybos tikslais formuojamų ir vadovams pateikiamų veiklos duomenų yra ne per mažai, bet aiškiai per daug. Ypač tai būdinga didesnėms įmonėms. Rezultatas būna labai liūdnas – daugybe perteklinių duomenų apkrauti vadovai nepajėgūs atsirinkti, ko jiems iš tikrųjų reikia, ir galiausiai į gaunamus duomenis visai nebekreipia dėmesio. Tokios situacijos būtina visomis išgalėmis vengti.

Vadybos tikslais sudaromos vi­di­nės ataskaitos, skir­tos kon­kre­tiems, dažnai labai specifiniams va­dy­bos poreikiams tenkinti, kiek­vie­no­je įmo­nė­je skiriasi iš es­mės. To­dėl yra ne­įma­no­ma pa­teik­ti bent kiek stan­dar­ti­zuo­tų vi­di­nių ata­skai­tų pa­vyz­džių. Reikalavimus įmo­nės vi­di­nėms ataskaitoms tu­ri nu­sta­ty­ti įmo­nės va­do­vas, nes šių ataskaitų reikia jam ir tiems as­me­nims, kuriems jis paveda atlikti tam tik­ras va­dy­bos funk­ci­jas bei prisiimti at­sa­ko­my­bę. Taigi būtent vadovas turi nustatyti, ko­kia in­for­ma­ci­ja, kokiu būdu ir kaip de­ta­liai tu­ri bū­ti pa­tei­kia­ma, kam ji turi būti tei­kia­ma, o kam tam tikrą informaciją teik­ti drau­džia­ma. Nepaisant didžiulės vidinių ataskaitų sistemą veikiančių veiksnių įvairovės, galima išskirti ir kai kuriuos bendrus tokioms ataskaitoms keliamus reikalavimus. Pagrindiniai jų būtų tokie:

– vidinėse ataskaitose pateikiama informacija turi būti objektyvi ir tiksli. Pateikiama informacija turi atspindėti ne ją rengiančių asmenų subjektyvią nuomonę, bet įmonėje vykstančius procesus. Neretai va­dy­bi­nin­kai bando pa­gra­žin­ti jų veik­lą api­bū­di­nan­čias ataskaitas. Su tuo būtina kovoti. Geriau kuo teisingiau atspindėti kad ir pačią nemaloniausią situaciją, negu bandyti ką nors nuslėpti, nes vis tiek reali situacija anksčiau ar vėliau išaiškės. Bet tai gali išaiškėti jau ne apskaitoje, o realiame gyvenime, be to, tiek vadovams, tiek ir visai įmonei pačiu nemaloniausiu būdu. Kartu vidinėse ataskaitose pateikiama informacija turi būti gana tiksli, kad ja vadovaujantis būtų galima priimti racionalius vadybos sprendimus;

– vidinės ataskaitos turi būti pateikiamos laiku, kitaip sakant, jos vadovams turi būti teikiamos tuomet, kai reikia priimti kokį nors sprendimą. Kokia nors informacija gali būti reikalinga kasdien, o kita –galbūt kartą per metus ar dar rečiau. Pavyzdžiui, informacija apie nukrypimus nuo nustatytų biudžetų turi būti gauta tada, kai dar galima ištaisyti susidariusią nepalankią situaciją. Jeigu tam tikros įmonės veiklos ataskaitos pateikiamos tuomet, kai jau per vėlu taisyti padėtį, tokios ataskaitos paprasčiausiai nereikalingos. Lygiai taip pat informaciją apie kokių nors įmonės strateginių užduočių vykdymą vadovams pakanka gauti kartą per metus ar dvejus, nes ją gauti dažniau paprasčiausiai būtų neprasminga;

– vidinėse ataskaitose pateikiama informacija turi būti pakankama ir aiški. Informacija turi būti aiški jos vartotojui ir kartu turi padėti iš karto pamatyti esmę, neapkraunant vartotojo nereikalingais duomenis. Daugelio įmonių bėda yra ta, kad jų vadovai gauna šūsnis įvairiausių labai detalių visų įmonės veiklos sričių ataskaitų ir iš tų duomenų gausos nebesugeba atsirinkti, kas svarbu, o kas ne. Įsivaizduokime, kad sudaroma bendra keletą veiklų apimanti ataskaita, kurioje yra kuriam nors vadovui ar vadybininkui aktualūs tik keli skaičiai, ir šiuo atveju jam pateikiami tarp daugybės kitų visiškai neaktualių rodiklių. Taip padarius labai apsunkinamas vadovo darbas, nes blaškomas jo dėmesys. Todėl vidinėje ataskaitoje informacijos turi būti pakankamai, kad būtų galima priimti reikalingus vadybos sprendimus, tačiau jos neturi būti per daug, kad tarp daugybės duomenų nedingtų esmė. Kitaip sakant, reikia stengtis rengti kuo glaustesnes vidines ataskaitas.

Siekiant minėtų neigiamų dalykų išvengti dažnai naudojama vadinamoji „užmigdymų“ sistema, kai nereikalingi duomenys „užmigdomi“ arba, kitaip sakant, paslepiami. Tai pasireiškia tuo, kad, pavyzdžiui, parengus vieną bendrą ataskaitą, ji perduodama keliems vadybininkams „užmigdžius“ atitinkamas tos ataskaitos dalis, kad kiekvienas vartotojas matytų tik jam skirtą ataskaitos dalį. Taip bent iš dalies išsprendžiama pertekliškų duomenų pateikimo vartotojams problema. Geriausia, kai visos vidinės ataskaitos vartotojams pateikiamos elektroniniu būdu kompiuteryje. Toks ataskaitų pateikimo būdas ir taupus, ir patogus;

– vidinės ataskaitos turi būti skirtos konkretiems vartotojams. Negali būti rengiamos „šiaip ataskaitos“, kurios nėra aiškiai skirtos kuriam nors vadovui ar vadybininkui. Kiekviena ataskaita turi turėti aiškų savo vartotoją ir būti jam reikalinga. Todėl svarbu nuspręsti, kokiems vadovams kokie duomenys yra reikalingi, o kam kokių duomenų nereikia ar net kartais ir negalima pateikinėti, pavyzdžiui, siekiant išsaugoti įmonės komercines paslaptis. Tam įmonėje turi būti nustatyta aiški tvarka, kokias ataskaitas kokių padalinių vadovai bei vadybininkai gauna. Tų ataskaitų gavėjai turi būti ir atsakingi už jose pateiktų rodiklių įvykdymą;

– vidinės ataskaitos turi būti tikslinės, t. y. jos turi būti rengiamos tam tikru aiškiu tikslu ir jose pateikta informacija turi atspindėti to tikslo pasiekimą. Pavyzdžiui, jeigu ataskaita yra rengiama norint išsiaiškinti nukrypimų nuo patvirtintos veiklos programos priežastis, tai joje tos priežastys ir turi būti atskleistos;

– vidinių ataskaitų turinys turi atitikti palyginamumo reikalavimą. Jeigu įmonėje yra įdiegta biudžetų sistema, vidinėse ataskaitose turi atsispindėti biudžetų įvykdymas. Ataskaitose turi būti palyginami faktiniai ir biudžetiniai veiklos rodikliai, kad būtų galima pamatyti, kaip vykdomos atitinkamiems vadovams nustatytos užduotys. Taip pat neretai būna svarbu palyginti kurios nors veiklos rodiklius skirtingais laikotarpiais, kad būtų matyti tos veiklos tendencijos. Kartais reikšmingas yra ir skirtingų atsakomybės centrų veiklos rodiklių palyginimas, naudojant tam tikras sutartines palyginimo bazes.

Įmonės vidinių ataskaitų sistema turi būti sudaroma laikantis tam tikros vadybos piramidės hierarchijos. Tai reiškia, kad kuo aukštesnio lygio vadovas ir kuo aukštesnio lygmens klausimus įmonėje jis sprendžia, tuo labiau agreguota informacija apie įmonės veiklą turi būti jam pateikiama. Ir atvirkščiai – kuo žemesnio rango vadovas ar vadybininkas, tuo detalesnę informaciją apie savo vykdomą veiklą jis turi gauti. Įmonės vadovui, atsakingam už visą įmonės veiklą, taip pat reikalinga ir informacija apie jam pavaldžių darbuotojų darbo rezultatus, tačiau ji turi būti pakankamai agreguota, kad ją gavęs vadovas galėtų nesunkiai įvertinti, kaip sekasi atsakomybės centrams vykdyti iškeltas užduotis. Tarkime, kuris nors viduriniosios grandies vadovas informaciją apie savo vadovaujamos veiklos išlaidas gali gauti detalizuotą kad ir į kelias dešimtis pozicijų, o aukščiausiajam įmonės vadovui dažnai pakanka matyti vieną tų išlaidų sumą. Toks teikiamos informacijos detalumo paskirstymas pagal jos vartotojų grupes yra labai reikšmingas kuriant įmonės vidinių ataskaitų sistemą, nes įmonės dažnai nesugeba surasti „aukso vidurio“.

Įmonėje rengiamose vidinėse ataskaitose pateikiama labai daug įvairių įmonės veiklos duomenų, todėl būtina nustatyti labai aiškią ir griežtą vidinių ataskaitų rengimo ir jų perdavimo vartotojams tvarką. Kitaip tariant, įmonėje turi būti aiškiai nustatyta tvarka, kas kokius duomenis ir kokiu dažnumu perduoda vidines ataskaitas rengiančiam padaliniui, kad šis galėtų laiku tuos duomenis padoroti ir parengti visas reikalingas vidines ataskaitas. Taip pat turi būti vienareikšmiškai nustatyta tvarka, kokias ataskaitas, kokių padalinių vadovai gauna ir kokiu periodiškumu. Vidinėse ataskaitose pateikiama informacija apie įmonės ir jos atskirų padalinių veiklą yra labai vertinga įmonės vadovams bei vadybininkams, tačiau kartu ir visiškai slapta. Todėl įmonėje turi būti imtasi griežtų priemonių, siekiant minėtą informaciją apsaugoti nuo pašalinių asmenų, pavyzdžiui, konkurentų ar net kai kurių darbuotojų. Informacijos slaptumą galima iš dalies užtikrinti ribojant viduriniosios bei žemiausiosios grandies vadovams teikiamos informacijos kiekį, t. y. neteikiant jiems informacijos tais klausimais, kurių spręsti jie neturi įgaliojimų. Taip pat drausmina ir įpareigoja saugoti gautą informaciją menedžmento ataskaitose dedami atitinkami slaptumo ženklai, pavyzdžiui, „konfidencialu“ arba „slapta“. Bet kokiu atveju įmonėje turi būti imamasi vienokių ar kitokių tokios informacijos apsaugojimo priemonių.