Žurnalas "Buhalterija", www.paciolis.lt

Sąnaudų pripažinimo taisykles nustato tiek verslo apskaitos standartai (VAS), tiek mokesčių apskaičiavimą ir sumokėjimą reglamentuojantys teisės aktai. Pagal VAS principus ir mokesčių įstatymuose nustatytus apribojimus sąnaudų įvertinimas yra tik vienas iš išlaidų priskyrimo sąnaudoms aspektų. Kiti, ne mažiau svarbūs, sąnaudų pripažinimo reikalavimai susiję su įmonės patirtų sąnaudų įforminimo dokumentais ir jų teisiniu galiojimu.

Svarbu žinoti, kokį dokumentą turi išrašyti prekių ar paslaugų pardavėjas, kad įsigytas prekes ir paslaugas būtų galima priskirti įmonės sąnaudoms. Pirmiausia reikia nustatyti, kokiais dokumentais remiantis įmonės patirtos sąnaudos gali būti pripažįstamos apmokestinamąjį pelną mažinančiomis sąnaudomis.

Prekių ir paslaugų įsigijimo dokumentai, kurių pagrindu pripažįstamos sąnaudos:

- PVM sąskaitos faktūros,

- sąskaitos faktūros,

- tikslinamieji dokumentai (kreditiniai ir debetiniai dokumentai),

- prekių (paslaugų) pirkimo–pardavimo kvitai,

- kasos aparato kvitai,

- draudimo liudijimai,

- keleivinio transporto bilietai, kai neprivaloma išduoti kasos aparato kvito,

- taksi kelionės kvitai,

o tam tikrais atvejais – laisvos formos apskaitos dokumentai, sutartys ir perdavimo–priėmimo aktai ir net pinigų mokėjimo dokumentai.

PVM sąskaitos faktūros ir sąskaitos faktūros

Privalomus papildomus PVM sąskaitos faktūros rekvizitus nustato Lietuvos Respublikos pridėtinės vertės mokesčio įstatymo (PVMĮ) 80 straipsnis. L R Vyriausybės nutarime Nr. 780 papildomai nurodyta, kad pagal PVM sąskaitą faktūrą išlaidos gali būti pripažįstamos sąnaudomis tik jeigu joje nurodyti prekių (paslaugų) tiekėjo ir pirkėjo kodai. Beje, toks pat reikalavimas keliamas ir sąskaitai faktūrai, kuria prekių tiekimą ir paslaugų teikimą įformina ne PVM mokėtojai. Tik įmonei išrašyto dokumento pagrindu gali būti pripažįstamos su mokesčiais susijusios sąnaudos. Tiesa, ši taisyklė turi išimčių.

Pagal pirmąją išimtį sąnaudos gali būti pripažįstamos leidžiamais atskaitymais pagal įmonės komandiruoto asmens vardu išrašytus dokumentus, kai įmonė kompensuoja darbuotojo (individualiosios įmonės savininko, ūkinės bendrijos tikrojo nario) komandiruotės išlaidas. Tokia nuostata įtvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. sausio 28 d. nutarimo Nr. 99 „Dėl Komandiruočių sąnaudų atskaitymo iš pajamų tvarkos patvirtinimo“ 13 dalyje.

Antroji išimtis susijusi su individualiųjų įmonių ir ūkinių bendrijų savininkams ir jų šeimos nariams priklausančio ilgalaikio materialiojo turto, naudojamo įmonės veikloje, eksploatavimo ir remonto sąnaudomis. Šiuo atveju dokumentai gali būti išrašomi ir turto savininko vardu. Tuomet PVM sąskaitoje faktūroje (arba sąskaitoje faktūroje) turi būti nurodoma: fizinio asmens vardas, pavardė ir asmens kodas. Įmonių savininkams ir jų šeimų nariams priklausančio turto eksploatavimo ir remonto sąnaudos pripažįstamos remiantis Lietuvos Respublikos finansų ministro 2002 m. vasario 11 d. įsakymu Nr. 39 „Dėl Materialiojo ilgalaikio turto, kuris nuosavybės teise priklauso ūkinių bendrijų nariams, individualių (personalinių) įmonių savininkams ir jų šeimų nariams ir yra naudojamas šių vienetų veikloje, eksploatavimo ir remonto sąnaudų atskaitymo iš šių vienetų pajamų tvarkos patvirtinimo“.

Kiti atvejai, kai įmonė gali pripažinti sąnaudas ne pagal jos vardu išrašytus apskaitos dokumentus, teisės aktuose tiesiogiai neįvardijami. Tačiau praktikoje neretai būna tokių situacijų. Pavyzdžiui, įmonė pagal Lietuvos Respublikos pelno mokesčio įstatymo (PMĮ) nuostatas ribojamų dydžių leidžiamais atskaitymais gali pripažinti už darbuotojo mokymą aukštojoje mokykloje sumokėtas sumas. Sąnaudos pripažįstamos, jei įmonė šias sumas pervedė tiesiogiai mokymo įstaigai, ir visai nesvarbu, kad apskaitos dokumentas (PVM sąskaita faktūra ar sąskaita faktūra) išrašytas darbuotojo vardu. Šiuo atveju galima teigti, kad sąnaudos pripažįstamos leidžiamais atskaitymais pagal pinigų mokėjimo dokumentą. Kai teisės aktai (pavyzdžiui, Darbo kodeksas) nurodo, kad įmonė privalo kompensuoti tam tikras išlaidas, tokios išlaidos gali būti kompensuojamos ir sąnaudos pripažįstamos remiantis ne tik įmonės vardu, bet ir kito asmens, kuriam išlaidos kompensuojamos, išrašytais dokumentais. Tiesa, jei toks išlaidų kompensavimas nustatytas įmonės ir kito asmens, pavyzdžiui, kito juridinio asmens, susitarime, tai toks kompensavimas gali būti įforminamas arba PVM sąskaita faktūra (sąskaita faktūra) ir tuomet tai prilyginama perpardavimui, arba laisvos formos apskaitos dokumentu. Kai susitariama kito asmens apmokėtų išlaidų kompensavimą įforminti laisvos formos apskaitos dokumentu (pavyzdžiui, kai patalpų nuomininkas ir patalpų savininkas taip susitaria dėl komunalinių išlaidų kompensavimo), sąnaudos leidžiamais atskaitymais pripažįstamos pagal šį dokumentą.

Kad sąnaudas galėtumėte pripažinti pagal tiekėjo išrašytą sąskaitą faktūrą, šį dokumentą turi būti pasirašęs dokumentą išrašęs asmuo. Toks rekvizitas privalomas būtent pagal apskaitą reglamentuojančio teisės akto reikalavimus ir jo nebuvimas sukelia mokestinių pasekmių, t. y. nesant šio rekvizito sąnaudos negali būti pripažįstamos pelno mokesčio apskaičiavimo tikslais.

PVM sąskaita faktūra ir sąskaita faktūra, kaip ir kiti iš prekių tiekėjų ir paslaugų teikėjų gauti dokumentai, tik patvirtinta prekių ir paslaugų įsigijimą. Tačiau tam, kad įsigytos prekės ir paslaugos galėtų būti pripažįstamos įmonės sąnaudomis, būtina turėti jų sunaudojimą patvirtinančius dokumentus arba iš įmonės apskaitos duomenų turi būti akivaizdžiai matyti, kad tai, kas buvo įsigyta, sunaudota pajamoms uždirbti arba įmonei teikia ekonominės naudos. Tik tuomet, jei atsižvelgiant į Pelno mokesčio įstatyme nustatytus apribojimus prekės ar paslaugos yra faktiškai sunaudotos įmonės veikloje, sąnaudas galima priskirti leidžiamiems atskaitymams.

Tikslinamieji dokumentai

Tikslinamieji dokumentai (kreditiniai ir debetiniai dokumentai) taip pat turi įtaką pripažįstant sąnaudas leidžiamais atskaitymais. Iš tiekėjo gauta kreditinė PVM sąskaita faktūra gali ne tik sumažinti anksčiau įsigytų prekių ar paslaugų vertę ir atitinkamai įmonės sąnaudas (parduotų prekių savikainą arba veiklos sąnaudas), bet ir ją padidinti. Tikslinamieji dokumentai surašomi ir tada, kai dėl tam tikrų aplinkybių didėja prekių ar paslaugų apmokestinamoji vertė, pavyzdžiui, kai pirkėjas netenka teisės į jam suteiktą nuolaidą, kai prekių tiekėjo ir pirkėjo susitarimu numatyta perduotas prekes galutinai įvertinti vėliau nei PVM sąskaitos faktūros išrašymo dieną arba dėl klaidų, kurios buvo padarytos išrašant PVM sąskaitą faktūrą. Nuo 2011 m. sausio 1 d., remiantis PVMĮ 83 straipsnio pakeitimais, tokius tikslinimus galima daryti ne tik išrašant kreditinę PVM sąskaitą faktūrą, bet ir pirkėjui, PVM mokėtojui, išrašant debetinį dokumentą. Pripažįstant sąnaudas pagal tikslinamuosius apskaitos dokumentus, būtina atkreipti dėmesį į jų rekvizitus. Šių dokumentų reikalavimus nustato Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. gegužės 29 d. nutarimas Nr. 780 „Dėl Mokesčiams apskaičiuoti naudojamų apskaitos dokumentų išrašymo ir pripažinimo taisyklių patvirtinimo“. Jame sakoma, kad kreditinė PVM sąskaita faktūra privalo turėti visus PVM sąskaitos faktūros rekvizitus. Kiti papildomi kreditinės PVM sąskaitos rekvizitai (tikslinimo priežastis, tikslinamo dokumento išrašymo data, numeris, jei įmanoma šiuos duomenis nustatyti, ir įrašas dokumente – „Kreditinė“) neturi tiesioginės įtakos sąnaudų pripažinimui, tačiau leidžia įvertinti, ar padarytas tikslinimas ir sąnaudos padidintos pagrįstai.

Debetinio dokumento rekvizitus nustato Buhalterinės apskaitos įstatymas ir Vyriausybės nutarimas Nr. 780. Be BAĮ 13 str. 1 dalyje išvardytų rekvizitų, Vyriausybės nutarimas reikalauja, kad pirkėjas, išrašydamas debetinį dokumentą, nurodytų savo PVM kodą, prekių tiekėjo PVM kodą (jei tikslinama PVM sąskaita faktūra) arba kodą (jei tikslinamas kitas dokumentas, pavyzdžiui, sąskaita faktūra), dokumento, kuris tikslinamas, išrašymo datą, seriją bei numerį (jei šiuos duomenis įmanoma nustatyti) ir kad dokumentas yra debetinis. Vyriausybės nutarime nustatyta, kad debetinis dokumentas gali neturėti asmens, išrašiusio apskaitos dokumentą, parašo rekvizito.

Rūta Zaikauskienė

UAB „Pačiolis“ ekspertė