Vadovas paskelbė, kad netrukus bus organizuojamas metinis darbuotojų pokalbis. Vieni jo laukia su baime ir mintimis apie priekaištus, o gal netgi apie atleidimą, kiti kruopščiai ruošiasi, o treti šio įvykio labai nesureikšmina: ateis ir praeis, eilinis pokalbis... Taigi kas tas metinis darbuotojų pokalbis, kaip jis turėtų vykti ir kaip jam derėtų ruoštis?

Situacija įmonėse šiandien

Kad ir kaip būtų gaila, metinius pokalbius su darbuotojais organizuoja toli gražu ne visos įmonės. O jeigu ir vyksta tie pokalbiai, tai dažnai būna tik formalumas, nes „personalo skyrius liepė“. Iš tiesų šie pokalbiai gali būti naudingi ir įmonei, ir darbuotojui, tad nereikėtų jų vertinti skeptiškai. Ar atkreipėte dėmesį, kad įvairiose gyvenimo situacijose žmonėms siūloma kalbėtis? Tik taip galima susitarti ir išsiaiškinti rūpimus dalykus. Tad kodėl įmonėse, kur praleidžiame didžiąją dienos dalį, to vengiame? Nesikalbant nuostolių patiria tiek darbdavys, tiek darbuotojas. Pirmasis rizikuoja prarasti gerą specialistą, o antrasis gali jaustis neįvertintas. Be to, tokia „tvarka“ ilgainiui paveikia visą kolektyvą.

Metinis pokalbis – kas tai ir kokia jo nauda?

Svarbiausias jo akcentas – aptarti, kaip kito darbuotojo pozicija per metus, kokie lūkesčiai ir tikslai įgyvendinti, svarstomi ateities planai, numatoma, kokia veikla bus prioritetinė ir pan. Trumpiau tariant, tai ne kritika, ne derybos, darbuotojo veiklos vertinimas ir abiejų šalių pasidalijimas mintimis.

Pasak Dianos Palivonienės, „OVC Consulting“ partnerės, pagrindinis tikslas, kurį turi pasiekti darbdavys ir darbuotojas, – susitarti, ką ir kokiu būdu reikia padaryti per ateinančius metus, kad būtų pasiekti užsibrėžti tikslai. Beje, metinis pokalbis – tai ne atestacija, kai reikėtų vertinti, ar darbuotojas tinkamas eiti savo pareigas. Žinoma, vertinti galima ir šiek tiek reikia, tačiau vertinimas turėtų būti konstruktyvus – jo reikia tam, kad galėtume pagrįstai planuoti ateitį.

Pokalbio dalys

Tai ne šiaip pokalbis prie kavos puodelio – jam reikia ruoštis. Tačiau rimti dalykai ir nedaromi atmestinai. Taigi struktūriškai metinį pokalbį galėtume skirstyti į tris etapus:pasirengimas, eiga ir darbai po pokalbio. Aptarkime kiekvieną jų.

Kaip pasirengti pokalbiui

Kaip pokalbiui turėtų ruoštis darbdavys? Jam tenka svarbi užduotis – įvertinti darbuotojo veiklą per pastaruosius metus, tad patariama atlikti tokius parengiamuosius darbus:

– susisteminti svarbiausias darbuotojui skirtas užduotis, įgyvendintus projektus ir pan.

– prieš pokalbį su darbuotoju reikėtų aptarti, kaip vertinti jo pasiektus tikslus, kokiais efektyvumo rodikliais bus remiamasi. Tokie veiklos efektyvumo kriterijai turi būti iš anksto parengti kiekvienai pareigybei ir privalo būti dokumentuoti. Vadovui prieš pokalbį vertėtų tai išanalizuoti ir palyginti su darbuotojo rezultatais;

– apžvelgti pareigybės aprašymą ir pamąstyti, ar darbuotojas tinkamai atlieka visas funkcijas. Puikus metas pakoreguoti jau neaktualius dalykus. Beje, nevertėtų pamiršti: kuo išsamiau aprašytos kompetencijos, tuo lengviau – darbuotojui tampa aiškesni lūkesčiai, o darbdaviui paprasčiau vertinti ir reikalauti;

– konkrečiai nustatyti, kokie tikslai ir projektai turėjo būti įgyvendinti, kiek klientų darbuotojas turėjo rasti ir pan. Šiuo atveju svarbu tikslūs skaičiai;

– apgalvoti, kokius darbus skirti darbuotojui ateinantį laikotarpį, kaip jam padėti tobulėti. Be to, svarbu nepamiršti ir skatinimo priemonių: kad ir kokius gražius tikslus iškelsite, darbuotojui visada pirmiausia rūpės, kokia jam iš to nauda.

Kaip turėtų ruoštis darbuotojas? Jo laukia svarbi užduotis – pagrįsti darbdaviui savo veiksmus. Taigi svarbiausi darbai būtų šie:

– apžvelgti pareigybės aprašymą – galbūt atliekate ne visas funkcijas, o gal atvirkščiai – darote ir tai, kas jums nepriklauso. Be to, galbūt kai ką norėtumėte koreguoti – puiki proga tai aptarti su darbdaviu;

– susirašyti pasiektus rezultatus, įgyvendintus projektus ir pan. Būtinas konkretumas – pavyzdžiui, kokią apyvartą pasiekėte, kiek naujų klientų radote, kiek sutarčių pasirašėte ir pan.;

– akcentuoti, kaip patobulėjote per pastaruosius metus;

– parengti kitų metų darbų planą;

– išanalizuoti nesėkmes ir klaidas. Kad ir kaip nemalonu, bet tai būtina norint toliau sėkmingai tęsti veiklą. Be to, vadovas gali paklausti, kaip vertinate tam tikrus nesklandumus ir kodėl tai įvyko (gal tai lėmė visai ne kompetencijos stoka, o aplinkybės). Be to, kalbėdami apie savo klaidas numatykite ir atsakymus: kaip jų ateityje išvengtumėte, ką padarytumėte kitaip ir pan.;

– pamąstyti, kokių darbų ar pareigų norėtumėte imtis, kaip su jomis susitvarkytumėte, ko ir kaip siektumėte, kaip ketinate tobulėti ir kuo galėtų padėti įmonė;

– jei ketinate išeiti iš darbo, sukonkretinti priežastis;

– rasti argumentų, kodėl vadovas turėtų padidinti atlyginimą (žinoma, jei rezultatai to verti).

Patarimas

Kad būtų paprasčiau kalbėtis, specialistai siūlo prieš metinį pokalbį tiek vadovui, tiek darbuotojui atskirai užpildyti paruoštą dokumentą – jame galėtų būti tuo metu aktualūs dalykai: pasiekti rezultatai, apyvarta, klientai, tikslai ir pan. Susėdus pokalbio iš karto būtų galima lyginti rezultatus ir kalbėtis – tai priemonė pokalbiui struktūrizuoti. Vis dėlto, pasak Dianos Palivonienės, reikia nepamiršti, kad pokalbio tikslas yra ne užpildyti dokumentus, o sutarti tolesnės veiklos prioritetus, todėl perdėtas dėmesys dokumentams gali ne padėti, o trukdyti konstruktyviai kalbėtis.

---------------------

Orientaciniai klausimai – pagalba abiem pusėms

Konsultacinės grupės „Person Premier“ vadovė, psichologė Anna Avidan pataria, kad tiek darbdaviui, tiek darbuotojui padėtų orientaciniai klausimai. Juos siūloma pateikti darbuotojui keletą dienų prieš pokalbį. Pavyzdžiui:

Kokius šių metų darbus vertintumėte kaip sėkmingiausius ir kodėl?

Kaip manote, kokios Jūsų kompetencijos sustiprėjo ir kokioje veikloje?

Ar norėtumėte praplėsti savo atsakomybės ribas darbe? Jei taip, kokioje srityje?

Darbai (užduotys, funkcijos), kuriuos vykdydami patyrėte daugiausiai kliūčių? Kokios priežastys?

Funkcijos, kurių norėtumėte atsisakyti ateityje, perduoti kam nors kitam? Kodėl?

Darbai (užduotys, funkcijos), kurių norėtumėte imtis ateityje, jei būtų galimybė atsisakyti Jus silpniausiai motyvuojančių veiklų. Pagrįskite jų naudą įmonei.

Ko reikia, kad Jūsų darbo diena būtų rezultatyvi ir prasminga? Nurodykite bent penkis veiksnius.

Kurias Jūsų kompetencijas reikėtų labiausiai tobulinti ateinančiais metais? Kodėl būtent jos yra prioritetinės? Kaip galėtume Jums padėti?

--------------

Pokalbio eiga

Vieta ir laikas. Atsižvelgiant į įmonės dydį ir darbuotojų skaičių reikėtų numatyti, kiek kiekvienam darbuotojui bus skiriama laiko. Patariama skirti ne mažiau kaip valandą. Svarbu, kad patalpa būtų jauki, niekas netrukdytų, rinkitės ne vadovo ar darbuotojo kabinetą, o neutralią erdvę. Beje, gali dalyvauti trečiasis asmuo, kuris rašytų protokolą ir stebėtų, kad pokalbis vyktų etiškai, būtų vadovaujamasi faktais, o ne emocijomis. Tai galėtų atlikti, tarkime, personalo skyriaus darbuotojas. Nepamirškite: protokolą reikėtų pasirašyti ir darbdaviui, ir darbuotojui. Vis dėlto geriau, jei pokalbis vyktų akis į akį.

Įžanga. Kad ir kaip geranoriškai būtų nusiteikęs vadovas, darbuotojas greičiausiai vis tiek jaus šiokią tokią įtampą, tad pokalbį vertėtų pradėti nuo dalykų, nesusijusių su darbu. Galima pakalbėti kad ir apie orą – ši tema dažnai gelbsti panašiose situacijose.

Pagrindinės pokalbio dalys

Tikslų įgyvendinimo apžvalga. Peržiūrima ir aptariama, ar įgyvendinti praėjusiais metais iškelti tikslai. Jei tikslas suformuluotas konkrečiai ir aiškiai, yra aiškūs terminai, įvertinant sunkumų neturėtų būti. Be to, aptariamos aplinkybės ir priežastys, kurios lėmė sėkmę ar nesėkmę siekiant tikslų.

Darbuotojo kompetencijų lygio įvertinimas. Įvertinama, kokios darbuotojo žinios, įgūdžiai ir kaip juos panaudojo siekdamas tikslų. Reikėtų apžvelgti ir įvertinti kiekvieną kompetenciją, kurios reikalaujama iš darbuotojo, ir sutarti, kokį tos kompetencijos lygį jis pasiekė. Kalbant svarbu argumentuoti ir pateikti pavyzdžių, apimančių visą vertinimo laikotarpį. Be to, naudinga apžvelgti, kaip pasikeitė darbuotojo kompetencijos lygis nuo vertinamojo laikotarpio pradžios, palyginti su ankstesniu vertinimu.

Ateinančių metų tikslų iškėlimas ir ugdymo plano sudarymas. Sutariama, kokius tikslus darbuotojas turės įgyvendinti ateinantį laikotarpį, kad viso padalinio tikslai būtų pasiekti, ir ką turės išmokti daryti kitaip, kad jo kompetencijos lygis padidėtų. Šiuo atveju būtina sutarti dėl konkrečių rezultatų ir terminų. Beje, nepakanka „sausai“ apsibrėžti tik veiklos tikslais – svarbu aptarti, kokios pagalbos darbuotojui reikės, kad galėtų tobulėti, pasiekti laukiamų rezultatų ir pan.

Tai pagrindinės pokalbio dalys. Atsižvelgiant į situaciją, galima aptarti ir kitus aktualius klausimus. Pavyzdžiui, išsiaiškinti, ką darbuotojas norėtų patobulinti savo darbe. Netgi galima paklausti darbuotojo nuomonės apie vadovo darbą (žinoma, su sąlyga, kad pasakęs gal ne visai malonią tiesą neužsitrauks nemalonės).

Kaip kalbėtis. Nors visi puikiai žinome, kad darbe reikia būti mandagiems ir dalykiškiems, tačiau šabloniškos ir iš anksto pasiruoštos frazės čia nepadės. Verčiau kalba tegu nebūna labai sklandi – kur kas svarbiau, kad abi pusės kalbėtų nuoširdžiai ir natūraliai: taip ir darbdavys labiau patikės darbuotojo nusiteikimu stengtis, ir darbuotojas jausis saugesnis.

Labai svarbu, kad vadovas paskatintų pavaldinį kalbėti pirmą. Kitaip gali suveikti mums visiems pažįstamas dėsnis – vadovui išsakius savo nuomonę, „teisingas“ atsakymas jau bus išgirstas, tad dauguma pavaldinių prisitaikys prie išsakytos nuomonės.

Vadovui ne pro šalį būtų paminėti, kokių teigiamų pokyčių įmonei suteikė darbuotojo pasiekimai, be to, svarbu paskatinti darbuotoją, kad jis pats suformuluotų, ką jam reikėtų tobulinti, kad pateiktų pasiūlymų ir pageidavimų – tai labiau motyvuoja. O pokalbį geriausia baigti apibendrinimu ir linkėjimu su užsidegimu imtis naujų darbų.

Beje, darbuotojas vadovo galėtų pasiteirauti, ar jis patenkintas jo darbu, kokie, darbdavio nuomone, yra sėkmingiausi ir naudingiausi atlikti uždaviniai, ką dar siūlytų tobulinti ir pan.

Darbai po pokalbio

Metinis pokalbis turi turėti tęstinumą: nebus naudos, jei darbuotojas nesulauks jokio skatinimo (jei nusipelnė) ar sprendimų, padedančių jam tobulėti ar siekti tikslų. Taigi reikėtų apgalvoti šiuos dalykus:

– kaip skatinti darbuotoją (premijos, didesnis atlyginimas);

– keisti pareigybes;

– kvalifikacijos tobulinimo galimybes;

– skirti naujas pareigas;

– kaip vykdyti aptartus susitarimus.

Bet kuriuo atveju, siekiant, kad darbuotojas galėtų atsiskleisti ir panaudoti visą savo potencialą, įmonėje turėtų būti palankus mikroklimatas, be to, labai svarbu, kad darbuotojas jaustųsi saugus ir vertinamas.

„Padidinkite mano atlyginimą“

Aptarkime opų, bet aktualų klausimą – atlyginimą... Kai kalbama apie rezultatus ir ateities planus, tai puiki proga aptarti su atlyginimu susijusius klausimus. Tačiau... jei darbuotojas pats turi prašyti didinti atlyginimą, tai rodo, kad įmonėje suformuota nekokybiška darbo užmokesčio politika., Kitaip tariant, neaišku, kokiais kriterijais remiantis ir kokia suma darbuotojams gali būti didinamas darbo užmokestis. Be to, žmogui sunku psichologiškai žengti tokį žingsnį. Taigi, jei kasmet po metinio pokalbio nėra galimybės padidinti atlyginimo, vadovams siūloma išmokėti premijas po sėkmingo projekto ar pan.

Jei darbuotojas vis dėlto ketina prašyti didinti atlyginimą, jam pirmiausia vertėtų išsiaiškinti, kokios įmonės galimybės, kokį atlygį gauna tos pačios srities specialistai kitose bendrovėse – tada tampa aiškiau, kiek konkrečiai prašyti (skaičiai šiuo atveju itin svarbūs), ir ar apskritai verta apie tai kalbėti.

Būtinai reikia argumentuoti, kodėl atlyginimas turėtų būti didinamas. Teiginys, kad dabar tokia situacija rinkoje, netinkamas – argumentai turi būti paremti faktais apie paties darbuotojo darbą.

O kaip elgtis vadovui, kuris visiškai negali darbuotojui padidinti atlyginimo ar skirti kokių nors premijų, bet organizuoti metinį pokalbį yra tvirtai pasiryžęs?

„Neretai pasitaiko, kad vadovas yra patenkintas darbuotojo rezultatais, tačiau dėl įvairių priežasčių neturi galimybių materialiai jį paskatinti, – sako konsultacinės grupės „Person Premier“ vadovė, psichologė Anna Avidan. – Tokiais atvejais tenka išmintingai pasirinkti nematerialaus skatinimo priemonę. Visuomet labai veiksmingas geras žodis. Teigiamas atgalinis ryšys visada paskatina, sustiprina darbuotojo pasitikėjimą savimi ir jo lojalumą darbdaviui. Svarbu ne tik išsakyti malonius epitetus, bet pagrįsti savo žodžius konkrečiais faktais – taip parodysite darbuotojui, kad domėjotės jo veikla, stebėjote rezultatus. Esama ir kitų skatinimo ne pinigais priemonių: vieną gali motyvuoti didesnė atsakomybės darbe, kitą – aiškesnė perspektyva, trečią – užtikrinimas, kad nenumatomi esminiai pokyčiai, ketvirtam svarbu išmokti naujų dalykų. Vadovas, kuris gerai pažįsta savo pavaldinius, dažnai tuos motyvuojančius veiksnius nuspėja“. “

Galimos išnašos:

Metinis darbuotojų pokalbis dažnai tapatinamas su kvietimu „ant kilimėlio“ – taip jokiu būdu neturėtų būti! Jei tokios nuostatos vyrauja jūsų įmonėje, metiniai pokalbiai gali suteikti daugiau žalos nei naudos.

Esate vadovas? Ar žinote savo darbuotojų nuomonę apie metinius pokalbius?

Svarbiausia – ne ieškoti kaltų, o analizuoti nesėkmių priežastis ir numatyti, kaip užkirsti joms kelią.

Šaltinis: www.paciolis.lt